DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN DE LA DIVISIÓN DE RECURSOS HUMANOS
En relación a la División de Recursos Humanos:
- Evaluar la necesidad de puestos en la ARV.
- Mantener sistemas que permitan atraer, reclutar y seleccionar los mejores recursos humanos, descentralizando en las regiones todos los procesos que sean viables.
- Mantener actualizados los planes de puestos y compensación.
- Descentralizar los procesos administrativos de transacciones de personal y mantener actualizado el sistema central de información de transacciones.
- Desarrollar, implantar y mantener los sistemas de evaluación de desempeño para los (as) funcionarios (as).
- Desarrollar estrategias de reconocimiento y motivación para los (as) funcionarios (as).
- Mantener el Archivo Central de Recursos Humanos.
- Participar en proyectos especiales que requieran su peritaje e insumo.
- Asesorar, apoyar y facilitar el cumplimiento en las Oficinas Regionales de la normativa de las funciones descentralizadas relacionadas a la administración de recursos humanos.
- Trabajar en estrecha colaboración con los (as) Directores (as) de las demás Divisiones de la Oficina de Asuntos Laborales y Recursos Humanos.
En relación a la Sección de Reclutamiento:
- Preparar normas de reclutamiento para establecer el tipo de competencia de las clases de puestos.
- Preparar bases de evaluación para exámenes sin comparecencia.
- Redactar convocatorias para el reclutamiento de personal.
- Evaluar solicitudes de exámenes y de empleo para determinar si los (as) candidatos (as) reúnen los requisitos mínimos establecidos para la clase de puesto que solicitan.
- Establecer registros de elegibles y mantenerlos actualizados.
En relación a la Sección de Nombramientos, Cambios y Licencias:
- Coordinar y procesar todas las transacciones del personal de carrera, transitorio, de confianza y maestros (as), desde su nombramiento hasta la separación del servicio.
- Orientar a los (as) candidatos (as) que serán nombrados (as) en puestos transitorios o regulares, a los fines de completar los documentos necesarios.
- Solicitar información sobre elegibilidad para empleo de los (as) candidatos (as) a la Policía y ORHELA.
- Analizar el expediente de personal, antes de cada transacción para preparar los informes de cambios correspondientes: nombramientos transitorios o regulares, extensiones de nombramientos, cambios de estatus, licencias sin sueldo, reinstalaciones, aumentos de sueldo, reclasificaciones, renuncias, traslados, transferencias de puestos e incumbentes, muertes, diferenciales, ascensos, descensos, otros.
- Analizar y verificar los trámites y cómputos recibidos (licencias, cambios en sueldo, reclasificaciones, ascensos) en la Sección.
- Entrar la información en el sistema mecanizado de recursos humanos (RHUM).
- Analizar las leyes y los reglamentos a ser aplicables.
- Mantener controles adecuados (tarjeta récord de empleado (as), “rosters”).
- Preparar informes mensuales.
- Redactar y preparar comunicaciones para la firma del (de la) Director (a) de la División de Recursos Humanos y de la Administradora.
- Orientar a las Oficinas Regionales sobre los procedimientos para las distintas clases de licencias.
- Manejar e imprimir la información de la asistencia mecanizada.
- Analizar y preparar cómputos en casos de renuncias, traslados, jubilaciones, destituciones y otros.
- Preparar los expedientes de personal conforme con los documentos dispuestos por ley.
- Mantener los expedientes de personal actualizados, según documentos recibidos, archivándolos en el orden cronológico correspondiente.
- Procesar las solicitudes de copias de expedientes y notificar sobre el costo.
- Servir de custodio en los casos que se solicite la revisión de un expediente.
En relación a la Sección de Valoración y Compensación:
- Planificar y diseñar estudios sobre las políticas y prácticas de personal y formular recomendaciones para mejorar su funcionamiento.
- Diseñar y revisar formularios y procedimientos utilizados en la administración de las prácticas de personal.
- Colaborar en la formulación de políticas, normas y métodos de trabajo de su División.
- Realizar estudios de valoración de puestos y compensación, a fin de actualizar los planes de puestos de los Servicios de Carrera y de Confianza de la ARV.
- Analizar peticiones de reclasificación de puestos, creación de clases y presentar las recomendaciones correspondientes.
- Realizar auditorías de puestos, a fin de obtener información sobre las funciones asignadas a los puestos.
- Evaluar peticiones de aumentos de sueldo y de diferenciales a concederse a los empleados en la Agencia.
- Establecer equivalencias de puestos.
- Analizar los trámites para reclasificaciones, ascensos, retribución por vía excepción y otras de mayor complejidad.
- Analizar y recomendar la eliminación y creación de puestos.
En relación a la Sección de Beneficios Marginales:
- Coordinar todos los asuntos y actividades relacionadas con los beneficios y servicios de los empleados participantes del Sistema de Retiro de los Empleados Públicos.
- Tramitar, gestionar y canalizar las solicitudes, peticiones y transacciones sobre beneficios y servicios solicitados por el personal de la ARV.
- Coordinar orientaciones, conferencias y seminarios para el personal de la ARV relacionados con enmiendas, cambios y otros asuntos del Sistema de Retiro.
- Custodiar, recopilar documentos y mantener al día el expediente confidencial de los empleados acogidos al Sistema de Retiro.
- Entrevistar los empleados que solicitan el beneficio de los Sistemas de Retiro.
- Analizar, evaluar y hacer recomendaciones técnicas basadas en la legislación y los reglamentos vigentes.
- Establecer y mantener registros de acuerdo a los controles de seguridad requeridos para el manejo de confidencialidad de la información.
- Redactar cartas, memorandos e informes relacionados con el desempeño de sus funciones.
- Preparar certificaciones para las distintas agencias gubernamentales y privadas (préstamos, empleo y otros).
- Preparar las hojas de servicios de los (as) empleados (as) de la ARV.
En relación a la Sección de Análisis de Evaluación de Transacciones:
- Ofrecer asesoramiento y ayuda técnica al personal que comprende la División de Recursos Humanos para viabilizar alternativas que conduzcan a la solución de los problemas relacionados con la administración de las transacciones de personal que se realizan.
- Tramitar en forma rápida y correcta todas las acciones de personal: nombramientos, ascensos, traslados, descensos, reclasificaciones, diferenciales, sueldos vía excepción, reinstalaciones, cambios de estatus, licencias sin sueldo, aumentos de sueldo, renuncias, cesantías, destituciones, muertes, acciones disciplinarias, actualizaciones de expedientes de personal.
- Analizar y evaluar cada una de las acciones antes descritas conforme lo dispuesto en la Ley para la Administración de los Recursos Humanos en el Servicio Público del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y el Reglamento vigente de la Agencia.
- Evaluar cada transacción con el expediente de personal del empleado.
- Referir situaciones nuevas o complicadas a la Oficina de Asuntos Legales a los fines de que recomienden la acción a seguir.
En relación a la Sección de Evaluación del Personal:
- Diseñar e implantar el sistema de evaluación y motivación de los empleados de la Agencia.
- Desarrollar sistemas de seguimiento para las evaluaciones correspondientes.
- Establecer criterios de productividad, eficiencia, orden, disciplina y orientar el personal al respecto.