DIAGRAMA DE ORGANIZACIÓN DE LA DIVISIÓN DE COMPRAS

En relación a la División de Compras:

1. Desarrollar y mejorar procesos descentralizados de compras que cumplan con las leyes y reglamentaciones pertinentes y que sean ágiles y efectivos.
2. Asesorar, capacitar y monitorear a las Oficinas Regionales en el uso de los procedimientos descentralizados.
3. Desarrollar procesos descentralizados que atiendan las necesidades de las Oficinas Regionales y cumplan con todas las normas prescritas para una sana administración de los recursos fiscales y públicos.
4. Revisar y mantener actualizada la reglamentación existente para la División de Compras.
5. Realizar las compras de mayor cuantía, según se establezca, y todas las compras de equipo y suministros del Nivel Central.
6. Preparar las especificaciones de subasta para la adquisición de bienes que requieran tal procedimiento, conforme a las normas establecidas.
7. Trabajar en estrecha colaboración con los Directores de las demás Divisiones de la Oficina de Administración y con los Directores del Área de Políticas Operacionales.

En relación a la Sección de Compras Operacionales y a Consumidores:

1. Recibir y analizar las peticiones de compras.
2. Desarrollar y analizar las especificaciones de las peticiones de compras.
3. Preparar los pliegos de subastas formales e informales.
4. Solicitar cotizaciones y precios.
5. Recibir y analizar las ofertas de compras y seleccionar al licitador, tomando en consideración la calidad, el precio, la fecha, las entregas, entre otros.
6. Verificar que se realice el proceso conforme a los reglamentos y procedimientos existentes.
7. Preparar informes relacionados con las compras, según solicitados.

En relación a la Sección de Seguimiento:

1. Dar seguimientos por escrito a los suplidores solicitando las facturas.
2. Dar seguimiento por escrito a los receptores solicitando los informes de recibo e inspección.
3. Contestar reclamaciones de pagos de los suplidores.
4. Recibir y analizar los informes de recibo de inspección.
5. Preparar los comprobantes de pagos y tramitar a la División de Finanzas.
6. Llevar el presupuesto asignado a la División de Compras.
7. Registrar las peticiones en el control.
8. Obligar las órdenes de compras para la asignación del VRA (Sistema de Contabilidad).

En relación a la Sección de Contratos:

1. Recibir y analizar las solicitudes para la adquisición de servicios profesionales, no profesionales y los demás contratos que se realizan en la Agencia.
2. Preparar los pliegos de subastas formales e informar los servicios profesionales y no profesionales.
3. Desarrollar y analizar las especificaciones de contratos.
4. Preparar contratos y cartas contractuales para la adquisición de los servicios.
5. Preparar solicitudes para la renta de equipos a la Administración de Servicios Generales.
6. Solicitar impactos fiscales a la División de Presupuesto.
7. Entrar la información a la aplicación de contratos.
8. Registrar los contratos profesionales en la Oficina del Contralor.
9. Referir los contratos a la División de Finanzas para el pago correspondiente.
10. Preparar informes para el Departamento de Hacienda y otras agencias gubernamentales.